Inhoudsopgave
Werkinstructie: wat is dat?
Allereerst een korte toelichting wat een ‘werkinstructie‘ is. Dan wordt het begrip ‘werkinstructie template’ vanzelf ook duidelijker.
Werkinstructies zijn gedetailleerde stappen of richtlijnen die beschrijven hoe een handeling of activiteit moet worden uitgevoerd. Het kan hierbij gaan om een afzonderlijke handeling of een combinatie van afzonderlijke handelingen. In dat laatste geval spreken we vaak van een handleiding. Een voorbeeld van een afzonderlijke handeling is bijvoorbeeld: “Zet een nieuwe cartridge onder handbereik zodra de melding ‘Toner raakt op’ in het display verschijnt.”
Bij een werkinstructie template is het uitgangspunt een afzonderlijke handeling. Het idee achter een werkinstructie template is echter door te voeren in een hele handleiding. De volgende paragraaf maakt dat duidelijk.
Wilt u meer weten over de twee doelgroepen waarvoor werkinstructies relevant zijn (inclusief downloadbare templates voor werkinstructies), dan verwijzen wij u naar ons artikel ‘Alles over werkinstructies’.
Template: wat is dat?
Dat een werkinstructie template relevant is voor zowel afzonderlijke handelingen als de hele handleiding, blijkt als we het woord ‘template’ nader onderzoeken. Een template is een verzameling van regels hoe je een boekwerk, een tijdschrift, een rapport, een handleiding of… een werkinstructie opmaakt.
Dat boekwerken, tijdschriften, rapporten en handleidingen een bepaalde opmaak nodig hebben, spreekt voor zich. Een lezer moet een hoofdstuk kunnen onderscheiden van een paragraaf om snel de juiste informatie te kunnen vinden. Over snel vinden gesproken: een template voor een boekwerk kan voorschrijven dat na elke alinea een regel wit blijft zodat ook alinea’s makkelijker herkenbaar worden.
Maar werkinstructies als afzonderlijke handelingen, hebben die dan ook een template nodig? Een werkinstructie kent toch maar een enkele opmaak: het gebruik van een bepaald lettertype? Een template die slechts uit een enkele regel bestaat is de naam ‘template’ toch niet waard?
Het antwoord luidt: ja, een werkinstructie template is wel degelijk een template. Een werkinstructie kent namelijk meerdere opmaakregels, niet alleen een regel over het lettertype. Al deze opmaakregels vergroten de effectiviteit van een werkinstructie.
Een voorbeeld van een werkinstructie template
Een voorbeeld werkt, zoals altijd, verduidelijkend. Stel, u bent bekend met Windows, maar weet niet hoe u kunt testen of een bepaald Windows-geluid wel werkt (openen, afsluiten enzovoort):
- Klik op Configuratiescherm
- Klik op het icoon Geluiden.
- Klik op het tabblad ‘Geluiden’.
- Klik in de lijst op een geluid.
- Klik op Testen.
Ontwikkelaar hebben de verschillende onderdelen van Windows steeds op een consequente manier opgemaakt. Hierdoor krijgt een gebruiker sneller door waar hij zich bevindt in Windows (of een ander computerprogramma). In het bovenstaande voorbeeld zie je dat die verschillende onderdelen in de werkinstructies 1, 2, 3 en 5 ook een eigen opmaak meekrijgen. Zodat niet alleen op uw scherm, maar ook op papier duidelijk wordt waar een lezer zich in Windows bevindt.
Om deze opmaak consequent toe te passen, wordt een sjabloon gebruikt. Een sjabloon is – in de context van tekstcreatie – een verzameling van opmaakregels voor steeds terugkerende tekstelementen. Met tekstelementen worden bijvoorbeeld hoofdstuktitels, paragraaftitels, taaktitels en de afzonderlijke werkinstructies bedoeld.
Elk van deze tekstelementen behoort steeds op dezelfde manier herkenbaar te zijn aan de hand van hun lettergrootte, lettertype, kleur enzovoort. Dan kan de lezer van een handleiding snel de juiste informatie vinden: hij hoeft alleen maar te scannen van hoofdstuk naar paragraaf naar taak naar werkinstructie(s).
Is een lezer eenmaal bij de taak aanbeland en vlak daaronder bij de werkinstructies, dan moeten die afzonderlijke werkinstructies ook weer goed vindbaar zijn. Bijvoorbeeld doordat ze genummerd zijn. Door nummering is het duidelijk waar bijvoorbeeld de ene deeltaak eindigt en de volgende deeltaak begint.
En ook binnen een afzonderlijke werkinstructie dienen tekstelementen herkenbaar te laten zijn. Om terug te komen op het eerdergenoemde voorbeeld: in zo’n template zou dan opgenomen kunnen worden dat knoppen van een computerprogramma altijd hun naam in vet afgedrukt krijgen. Zoals in werkinstructie 5 te zien is.
Hoe een werkinstructie template te maken
Is het mogelijk om zelf een werkinstructie template te maken? Zeker! Microsoft Word is waarschijnlijk het meest voor de hand liggende programma om een werkinstructie template in op te zetten. Dit gebeurt dan in een zogenaamd sjabloon, het Nederlandse woord voor ‘template’.
Een sjabloon is een bepaald bestandstype binnen Word. In dit sjabloon zet u allerlei opmaakregels, bijvoorbeeld een opmaakregel voor knoppen in computerprogramma’s of voor tabbladen in die programma’s. Zo’n opmaakregel heet in Word een “stijl”.
Wilt u een volgende keer een werkinstructie schrijven, dan roept u in Word het werkinstructiesjabloon (de werkinstructie template) op. Dan heeft u meteen alle opmaakregels tot uw beschikking. Bijvoorbeeld: als u het woord ‘Testen’ uit werkinstructie 5 selecteert en vervolgens klikt op de opmaakregel ‘Knop’, dan wordt het woord ‘Testen’ automatisch vet.
Ook in Engelstalige desktop publishing software is het mogelijk om op soortgelijke wijze een werkinstructie template op te zetten en te gebruiken.
Een werkinstructie template nodig? Manualise kan u helpen
Manualise is een Delfts bedrijf dat u op allerlei manieren kan helpen bij het opzetten van een werkinstructie template. Dat wil zeggen dat wij niet alleen werkinstructie templates opzetten in Word, maar ook in elk andere applicatie waarmee u werkinstructies (en complete handleidingen) kunt opmaken.
Bovendien zijn wij grafische specialisten en kunnen wij u helpen met elke denkbare technische illustratie. Kortom: of het nu gaat om tekst of illustraties. wij zorgen ervoor dat uw werkinstructies er effectief en verzorgd uitzien. Iets waar de lezer van uw werkinstructies profijt van heeft.