Werkinstructie, relevantie en doelgroepen
Wat zijn werkinstructies en waarom zijn ze relevant? Een werkinstructies bevat gedetailleerde stappen of richtlijnen die beschrijven hoe een handeling of activiteit moet worden uitgevoerd. De relevantie van een werkinstructie is afhankelijk van de toepassing. We onderscheiden twee doelgroepen:
- Medewerkers, waarbij werkinstructies ervoor zorgen dat medewerkers taken op een consistente en efficiënte manier zelfstandig kunnen uitvoeren.
- Eindgebruikers of consumenten, waarbij een werkinstructie – ook wel handleiding genoemd – relevant is omdat ze ertoe bijdraagt dat producten zelfstandig op de juiste (veilige) manier gemonteerd, geïnstalleerd en/of gebruikt worden.
Hoe schrijft u een effectieve werkinstructie (inclusief gratis checklist)
Voor het beantwoorden van deze vraag wordt geen onderscheid gemaakt tussen een werkinstructies voor een medewerker of een consument/gebruiker. In beide situaties geldt dat het belangrijk is dat de werkinstructies afgestemd zijn op het niveau van de doelgroep. Denkt u hierbij onder andere aan voorkennis en ervaringsniveau: hebben we te maken met een leek of een expert? En houd rekening met het opleidingsniveau en de taalvaardigheid van uw doelgroep.
Tips voor een effectieve werkinstructie
Naast afstemming op de doelgroep is het belangrijk om werkinstructies zo te presenteren dat ze aantrekkelijk, begrijpelijk en gebruiksvriendelijk zijn voor de lezer. Hoe schrijft u een effectieve werkinstructie? Hier volgen enkele tips, onderverdeeld in een viertal categorieën:
- Taalgebruik
- Gebruik eenvoudige, begrijpelijke taal. Vermijd vaktaal of technische taal daar waar mogelijk.
- Schrijf bondig en to-the-point. Vermijd overbodige details of herhalingen: ze maken een werkinstructie een stuk minder effectief.
- Structuur & stijl
- Structureer de werkinstructie. Maar gebruik van heldere koppen, subkoppen en bulletpoints.
- Zorg voor consistentie in de stijl van de werkinstructie. Denk hierbij aan stijlelementen zoals lettertype, lettergrootte en regelafstand. Maar ook aan consistentie in toon of opmaak. Dit zorgt ervoor dat de lezer zich beter kan concentreren op de inhoud en niet onnodig afgeleid wordt.
- Houd de tekst van de werkinstructie luchtig en makkelijk leesbaar. Doe dit door gebruik te maken van voldoende witruimte.
- Ondersteunende elementen
- Voeg visuele elementen toe (bijvoorbeeld afbeeldingen of grafieken). Dit maakt instructies makkelijker te volgen en kan helpen om complexe informatie te verduidelijken.
- Is de werkinstructie digitaal beschikbaar? Maak dan gebruik van interactieve elementen zoals hyperlinks (naar bijvoorbeeld aanvullende informatie, bronnen of gerelateerde informatie) of klikbare inhoud. Hiermee wordt de leeservaring voor een gebruiker verbeterd en worden de lezers actief bij uw instructies betrokken.
- Tekstlengte
- Beperk lange lappen tekst. Gebruik lijsten om informatie puntsgewijs weer te geven. En verdeel informatie in kleine secties zodat content makkelijker behapbaar is.
Zelf aan de slag met werkinstructies?
Door deze punten toe te passen, kunt u werkinstructies niet alleen effectief maken, maar ook aantrekkelijker en toegankelijker voor de lezer. Bent u van plan om een of meerdere werkinstructies te schrijven? Verlies hierbij dan nooit het hoofddoel uit het oog: met heldere instructies helpen om de taken succesvol uit te voeren. En ons advies zou zijn: test de documenten na voltooiing op bruikbaarheid. Evalueer met gebruikers of de instructies hun doel dienen en pas ze indien nodig aan. Want dit maakt ze nog effectiever en waardevoller.
Handig! Wij hebben bovenstaande informatie voor u omgezet in een compacte checklist. Download hier de gratis checklist:
Werkinstructies voor medewerkers
Al sinds jaar en dag wordt er zowel mondeling als schriftelijk kennis overgedragen. Tijdens de Industriële Revolutie ontstond een nieuwe behoefte: gestandaardiseerde procedures en instructies om arbeiders te begeleiden bij het gebruik van nieuwe machines en het uitvoeren van specifieke taken in fabrieken.
En dat is in de 21e eeuw niet anders. Het opstellen en onderhouden van duidelijke werkinstructies voor medewerkers is essentieel voor het soepel laten verlopen van operationele processen binnen een organisatie. Ze dragen bij aan de:
- professionaliteit;
- consistentie;
- effectiviteit.
Organisaties die streven naar ISO 9001-certificering voor kwaliteitsmanagement, worden vaak aangemoedigd om een kwaliteitshandboek op te stellen waarin de procedures en processen van de organisatie worden beschreven. En in sommige industrieën (met name in sectoren met verhoogde veiligheidsrisico’s) kunnen regelgevende instanties eisen stellen aan documentatie, bijvoorbeeld aan een veiligheidshandboek. Laat u zich hier goed over informeren voor u aan de slag gaat.
Handboek met werkinstructies voor medewerkers
Een handboek dient als referentiedocument dat medewerkers en andere belanghebbenden kunnen raadplegen om duidelijkheid te krijgen over bijvoorbeeld beleid, procedures, taken en verantwoordelijkheden. Het is een gestructureerde en gedetailleerde bron van informatie. Werkinstructies vormen een onderdeel van zo’n handboek. Maar naast dit algemene doel kennen werkinstructies en een handboek ook specifiekere doeleinden, zoals:
- Standaardisatie
- Training: nieuwe medewerkers kunnen het handboek gebruiken als trainingshulpmiddel. Zo kunnen ze zich snel vertrouwd maken met de procedures van een organisatie.
- Efficiëntie en consistentie: het handboek is een middel voor het verstrekken van gestandaardiseerde procedures en richtlijnen. Hiermee bevordert een organisatie efficiëntie en consistentie in de uitvoering van taken binnen de organisatie.
Om deze doelen goed te kunnen dienen, is het belangrijk om werkinstructies op de juiste manier op te stellen.
Welke informatie staat er in een werkinstructie voor medewerkers
(inclusief gratis template in Word)
Een goed werkvoorschrift voor medewerkers is helder, begrijpelijk en gestructureerd. Hoe is zo’n document opgebouwd? Hieronder staan enkele belangrijke onderdelen van een effectieve werkinstructie voor een medewerker. We hebben ze voor u voorzien van punten die u concreet kunt toepassen mocht u zelf aan de slag gaan met het schrijven van werkinstructies.
Nog makkelijker: download hier een gratis template in Word waarin we de punten voor u verwerkt hebben.
Belangrijke onderdelen van een werkinstructie
- Titel
- Geef het voorschrift een duidelijke en relevante titel. Een duidelijke titel vat de inhoud goed samen.
- Inleiding
- Geef een korte inleiding die de context van de werkinstructie uitlegt. Is er een verband met andere taken (werkinstructies)? Vermeld deze dan zodat de samenhang duidelijk wordt.
- Vermeld het doel van de instructie, zodat de medewerker begrijpt wat hij kan verwachten en waarom de werkinstructie relevant is.
- Identificeer de doelgroep of de personen voor wie de instructie bedoeld is.
- Vermeld eventuele andere belanghebbenden of personen die betrokken zijn bij het proces.
- Materialen en hulpmiddelen
- Geef een lijst van alle benodigde materialen, gereedschappen of hulpmiddelen die nodig zijn om de taak uit te voeren.
- Stappenplan
- Beschrijf de stappen die de medewerker moet volgen om de taak uit de voeren.
- Gebruik duidelijke, beknopte en actiegerichte taal.
- Nummer de stappen om de volgorde aan te geven.
- Maak gebruik van opsommingstekens om informatie helder en overzichtelijk weer te geven.
- Beheerder, datum en revisiegeschiedenis
- Vermeld de beheerder (bijvoorbeeld persoon of afdeling) van de werkinstructie.
- Vermeld de datum waarop het document is opgesteld of bijgewerkt. Geef, indien gewenst, aan welke aanpassingen er zijn doorgevoerd t.o.v. de vorige versie.
- Goedkeuring en handtekeningen
- Indien van toepassing, voeg een sectie toe voor goedkeuring en handtekeningen van verantwoordelijke personen.
Overige belangrijke onderwerpen
Als we kijken naar de inhoud van het stappenplan, zijn er een aantal belangrijke onderwerpen die terug komen in een effectieve werkinstructie:
- Veiligheidsinstructies
- Als de taak risico’s met zich meebrengt, voeg dan veiligheidsinstructies toe.
- Geef aan welke persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn.
- Benadruk het belang van het volgen van de veiligheidsrichtlijnen.
- Controlepunten en kwaliteitscriteria
- Identificeer controlepunten aan de hand waarvan de medewerker kan checken of de taak correct uitgevoerd wordt.
- Specificeer kwaliteitscriteria om ervoor te zorgen dat de taak naar behoren wordt uitgevoerd.
- Timing en deadlines
- Gelden er specifieke tijdlijnen of deadlines voor een taak? Communiceer deze dan duidelijk. Dit helpt bij het plannen van werkzaamheden en zorgt ervoor dat medewerkers begrijpen hoe dringend een taak is.
- Probleemoplossing
- Voorzie de taak van informatie over mogelijke problemen die zich kunnen voordoen en geef suggesties voor het oplossen ervan.
- Verwijs naar contactpersonen of procedures voor verdere assistentie.
En vergeet ook de volgende punten niet om het uitvoeren van een taak makkelijker of efficiënter te maken:
- Afbeeldingen of diagrammen
- Voeg visuele hulpmiddelen toe (zoals afbeeldingen, diagrammen of flowcharts) om stappen te verduidelijken. Zeker bij complexe informatie is dit relevant.
- Tips en aanbevelingen
- Voeg eventuele tips of aanbevelingen toe die de taak gemakkelijker of efficiënter kunnen maken.
De effectiviteit van werkinstructies waarborgen? Herzie de documenten dan regelmatig en maak gebruik van feedback van gebruikers om de inhoud te verbeteren. Het doel is om uiteindelijk een duidelijk, toegankelijk en bruikbaar stappenplan te bieden voor het uitvoeren van specifieke taken.
Voorbeeld van professionele werkinstructies voor medewerkers
Gaat u zelf aan de slag? Dan bent u misschien op zoek naar wat inspiratie. Wij hebben – zoals in het vorige hoofdstukje aangegeven – enkele belangrijke onderdelen voor het opstellen van effectieve werkinstructies voor een medewerker op een rijtje gezet en hier voor u een template van gemaakt. Wel zo handig als startpunt. Download de gratis template in Word door te klikken op de knop hieronder.
Roept u toch liever de hulp in van een specialist? Manualise maakt al meer dan 10 jaar gebruiksvriendelijke werkinstructies voor uiteenlopende klanten.
Hieronder een voorbeeld van een professionele werkinstructie waarin de eerder genoemde punten toegepast zijn om een aantrekkelijk en toegankelijk document te maken:
Werkinstructies voor consumenten of eindgebruikers
In het geval van documentatie voor consumenten of andere eindgebruikers spreken we ook wel van een handleiding. Zo’n werkinstructie of handleiding bevat verschillende procedures. Dit zijn stappen of handelingen die uitgevoerd moeten worden om een bepaald doel te bereiken. Denk hierbij aan het in elkaar zetten van een product, het gebruik of onderhoud van bijvoorbeeld een elektrische fiets of het bedienen van een machine.
Een werkinstructie dient naast het bevorderen van de juiste en veilige werking van een product of systeem ook nog andere doelen. Als werkinstructies op een goede manier geschreven worden, zullen ze:
- bijdragen aan de tevredenheid van gebruikers;
- het aantal vragen aan de klantenservice verminderen.
Daarnaast is het meeleveren van werkinstructies voor producten met een CE-markering verplicht. Moet uw product bijvoorbeeld voldoen aan de machinerichtlijn , dan worden er ook eisen aan de meegeleverde documentatie gesteld.
Welke informatie staat er in een werkinstructie voor consumenten/eindgebruikers
(inclusief gratis template in Word)
Goed geschreven werkinstructies zijn duidelijk, beknopt en toegankelijk voor de beoogde gebruikers.
Hoe is zo’n document opgebouwd? Hieronder staan enkele belangrijke onderdelen van een werkinstructie of handleiding. We hebben ze voor u voorzien van punten die u concreet kunt toepassen mocht u zelf aan de slag gaan met het schrijven van werkinstructies.
Nog makkelijker: download hier een gratis template in Word waarin we de punten voor u verwerkt hebben.
Belangrijke onderdelen van een werkinstructie
- Titel en versiebeheer
- Geef de handleiding een duidelijke titel die de inhoud samenvat.
- Vermeld versie en datum van uitgifte van het document.
- Inhoudsopgave
- Voeg een overzichtelijke inhoudsopgave en eventueel een index toe, zodat gebruikers gemakkelijk specifieke informatie kunnen vinden.
- Introductie
- Introduceer het product of systeem in een inleiding.
- Definieer voor wie het document bedoeld is.
- Informeer de gebruiker over bedoeld en onbedoeld gebruikt, leg uit welke symbolen er gebruikt worden en voeg eventueel een terminologielijst toe.
- Productoverzicht
- Beschrijf van het product. Geef aan wat de relevante onderdelen zijn, vermeld relevante technische informatie (zoals afmetingen, gewicht, energieverbruik etc.), specificaties en mogelijke configuraties.
- Installatie-instructies
- Gebruiksinstructies
- Geef gedetailleerde instructies over hoe het product correct te gebruiken, inclusief basisfuncties en geavanceerde functies.
- Instructies voor onderhoud en verzorging
- Veiligheidsinstructies
- Probleemoplossing
- Garantie- en service-informatie
- Informatie over garantievoorwaarden, garantieduur en hoe service of ondersteuning kan worden verkregen.
- Afdanking
- Informatie over verantwoorde manier om het product of systeem af te danken.
- Contactinformatie
En voor het gehele document geldt dat belangrijke informatie, waarschuwingen en andere aandachtspunten goed benadrukt moeten worden om gebruikers bewust te maken van mogelijke risico’s. Want vergeet niet: de instructies zijn er om te zorgen dat producten zelfstandig op de juiste (veilige!) manier gemonteerd, geïnstalleerd en/of gebruikt kunnen worden.
Voorbeeld van een professionele werkinstructie voor consumenten
Programma’s
Er zijn verschillende programma’s beschikbaar waarmee u werkinstructies kunt maken. Denk hierbij aan Microsoft Word, Adobe Indesign of specifiekere tools zoals Madcap Flare.
Microsoft Word biedt veel voordelen. Zo is de leercurve vaak laag omdat mensen bekend zijn met de basisfunctionaliteiten. Houd echter ook de aard van de informatie en doelstellingen van de werkinstructies en het handboek in de gaten. Overweeg in het geval van complexere lay-outs en structuren wellicht het gebruik van een ander programma.
Zelf aan de slag met werkinstructies?
Zelf aan de slag aan de hand van voorbeeld werkinstructies voor consumenten? Zoals u misschien in het vorige hoofdstukje wel gezien heeft, hebben wij een voorbeeld werkinstructie in Word voor u gemaakt. Hierin hebben we een aantal van de eerder genoemde punten verwerkt. Deze kunt u gratis downloaden door te klikken op de knop hieronder.
Leest u onze andere artikelen als u meer wilt weten over het gebruik van een stappenplan bij het schrijven van werkinstructies of over werkinstructies als centrale uitgangspunt voor elke handleiding. Ook helpen we u graag op weg als u zelf een template zou willen maken.
Roept u toch liever de hulp in van een specialist? Manualise maakt al meer dan 10 jaar gebruiksvriendelijke werkinstructies voor uiteenlopende klanten.
Hieronder vindt u een voorbeeld van een professionele werkinstructie zoals wij die voor consumenten maken.
