Inhoudsopgave
Waarvoor dienen gebruiksaanwijzingen?
Deze vraag lijkt een open deur, maar is het niet. Verschillende gebruiksaanwijzingen kunnen namelijk verschillende doelen dienen. Een gebruiksaanwijzing voor een koffiezetapparaat dient een ander doel dan een installatiehandleiding voor een hekwerk. Een eigen gebruiksaanwijzing schrijven houdt dus in: steeds het goede onderscheid maken. Gaat het om een gebruikershandleiding voor een televisietoestel dat iedereen moet kunnen bedienen? Of gaat het om een montagehandleiding of installatiehandleiding die alleen bestemd is voor een professional, zoals een beroepsmonteur? Een eigen gebruiksaanwijzing schrijven vormt een uitdagend project. Maar dit project begint altijd met een simpele vraag: wie is je doelgroep?
De vraag is des te belangrijker omdat elke doelgroep zijn eigen ‘aanspreektaal’ verdient. Dat wil zeggen dat een gebruiker die een TV voor het eerst gebruikt niet zit te wachten op jargon over zendfrequenties. Een monteur is echter wel geïnteresseerd in de aard van de materialen van een hekwerk, de diameter van bouten en moeren en de gesteldheid van de ondergrond. Zodoende dat een monteur jargon over de aard van het kunststof of het metaal niet erg vindt. Een eigen gebruiksaanwijzing schrijven lukt dus niet zonder zich te verdiepen in jargon of juist bewust jargon te vermijden. Alleen zo neemt een doelgroep je serieus.
Wat zijn de voordelen van een goede gebruiksaanwijzing?
Het is doorgaans lastig om aan te geven wat nu de voordelen van een goede gebruiksaanwijzing zijn. Dat komt omdat de makers van gebruiksaanwijzingen doorgaans de kosten van een gebruiksaanwijzing goed in kaart kunnen brengen, maar de besparingen niet.
Toch is er het nodige bekend over de effectiviteit van gebruiksaanwijzingen. Er zijn voldoende voorbeelden voorhanden die aangeven dat de helpdeskkosten met meer dan de helft dalen. Dit betekent dat een goede gebruiksaanwijzing zich vaak al na een jaar terugverdient.
Dan zijn er nog andere besparingen die vaak lastig te kwanfiticeren zijn. Neem de installatie van een hekwerk. Als de installatiehandleiding goed is, hoeveel sneller gaat het werk dan?
Last but not least (!) kan een gebruiksaanwijzing ook bijdragen aan een goede indruk die de gebruiker krijgt van het product. Vaak zal de gebruiksaanwijzing het eerste contact zijn van de gebruiker met het product. Als deze eerste indruk goed is, straalt dit af op het merk. Een betere reclame is eigenlijk niet denkbaar.
Een eigen gebruiksaanwijzing schrijven mag zodoende nooit uitlopen op een tussendoortje. Dat gevaar is echter niet ondenkbeeldig. Omdat veel van de voordelen bij het schrijven van een eigen gebruiksaanwijzing lastig zijn te kwantificeren, zien veel bedrijven de productie van een gebruiksaanwijzing vaak als louter een kostenpost – en daarmee als een sluitpost (“O, we moeten bij de marktintroductie natuurlijk ook nog voor een gebruiksaanwijzing zorgen”). Waak voor dit gevaar!
Tips om zelf een eigen gebruiksaanwijzing te schrijven
Zelf een eigen gebruiksaanwijzing schrijven is een uitdaging. Wie die uitdaging aangaat, doet er goed aan een aantal basisprincipes aan te houden. Deze basisprincipes gaan hierbij. We geven ze in de vorm van tips die niet moeilijk zijn te doorgronden.
Het geheim zit hem niet zozeer in het doorgronden van de hieronder genoemde tips. Het geheim zit hem eerder in het steeds nadrukkelijk naleven van die tips. Een klein voorbeeld verduidelijkt dit. Wie gewend is om in vrij lange zinnen te schrijven, zal instructies in zinnen aaneenrijgen (“Druk op de groene knop en wacht daarna tot het toerental 100 rpm bereikt, waarna u de groene hendel naar voren kunt schuiven”). Bij het schrijven van een gebruiksaanwijzing is het beter om dit af te leren: instructies horen allemaal een aparte regel te krijgen, bij voorkeur genummerd.
Tip 1
Daarmee komen we meteen bij de eerste tip. Een eigen gebruiksaanwijzing schrijven houdt vooral in: steeds opnieuw opdelen! Schrijf in een gebruiksaanwijzing voor een grasmaaier dus niet alleen:
- Druk op de groene knop
- Wacht tot de toerentalmeter oploopt tot 100 rpm
- Zet de groene hendel naar voren
maar zet ook boven deze taak: Maaimachine starten
Een volgende taak na Maaimachine starten zou kunnen zijn: Snijhoogte bepalen. Deze taak zou ook 3 instructies kunnen bevatten, of meer – maar liever niet meer dan 7. Bij meer dan 7 instructies is het het beste een taak in twee nieuwe taken op te delen, bijvoorbeeld Snijhoogte kiezen en Snijhoogte aanpassen. Op deze manier houdt de gebruiker het overzicht en kan hij snel zijn informatie terugvinden.
Tip 2
Een tweede tip is: houd het kort en krachtig. Dit betekent twee dingen:
- vertel alleen dat wat nodig is voor het uitvoeren van de betreffende taak;
- schrijf de instructies in de gebiedende wijs.
In een gebruiksaanwijzing voor een maaimachine hoeft in het hoofdstuk over het maaien niet iets te staan over het gewenste type smeerolie voor de grasmaaier. Deze informatie hoort in het hoofdstuk over onderhoud. Het lijkt een open deur, maar de praktijk wijst uit dat gebruiksaanwijzingen deze scheiding in taken niet altijd goed aanhouden.
Ook komt in gebruiksaanwijzingen vaak andere overbodige informatie voor die niets te maken heeft met de betreffende taak. In dit geval zou dit kunnen zijn: het belang van regelmatig maaien voor de kwaliteit van de grasmat. Deze informatie kan nuttig zijn, maar heeft niets te maken met de taak zelf. Een gebruiker wil nu eenmaal zo snel mogelijk aan de slag.
Voor wat betreft de gebiedende wijs: het is veel beter “Druk op de groene knop” te schrijven, dan zoiets te schrijven als “Als u de maaimachine wilt starten, kunt u op de groene knop drukken.” Zo’n zin is onnodig lang en ingewikkeld. Hij kan ook leiden tot verwarring: moet ik nu op de groene knop drukken of kan ik de machine ook op een andere manier starten?
Tip 3
Een derde tip is: zorg voor een goede inhoudsopgave waarin de taken per hoofdstuk goed zijn gerangschikt! Tijdens het schrijfproces is het altijd van belang te beseffen dat een gebruiksaanwijzing ook een naslagwerk is! Om het in een notendop samen te vatten: een eigen handleiding schrijven = altijd (!) een inhoudsopgave maken.
Een inhoudsopgave bestaat uit
- aparte hoofdstukken (“Maaien”),
- paragrafen (“Snijhoogte bepalen”) en
- taken (“Snijhoogte kiezen” en “Snijhoogte aanpassen”)
Benoem deze allemaal apart zodat de gebruiker snel kan vinden wat hij/zij zoekt!
Hulp nodig? Neem contact op met Manualise
Een eigen gebruiksaanwijzing schrijven kan, ondanks bovengenoemde tips, een onzeker gevoel geven. In dat geval helpt Manualise u graag. Wij zijn gespecialiseerd in alle soorten handleidingen: van gebruiksaanwijzing tot installatie- tot montagehandleiding. U bent bij ons zonder meer aan het goede adres als u denkt aan meervoudige publicatie van uw gebruiksaanwijzing in bijvoorbeeld print, op een website, als PDF-bestand en/of als smartphoneversie. Wij helpen u graag bij zo’n multimedia-aanpak, desgewenst tot en met video-instructies en animaties toe. Daartoe beschikken wij over de juiste gereedschappen en de juiste expertise.