PDF handleiding en wetgeving
Een zoektocht naar de wetgeving over het verstrekken van een online PDF handleiding levert een simpel antwoord op: het is verplicht om een handleiding als papieren document bij het product te voegen. Dit antwoord is niet direct te vinden in de CE-richtlijnen, maar volgt uit in de guides die de richtlijnen vergezellen. Deze guides worden ook geschreven door de Europese beleidsmakers en kunnen worden beschouwd als een handleiding ter interpretatie van de richtlijnen. Het voorkomen van gevaarlijke situaties (van onbedoeld gebruik) en het bevorderen van bedoeld gebruik is de primaire doelstelling van een handleiding. En dat gebeurt het beste als de handleiding bij het product in de verpakking zit. Bij een handleiding die online als PDF of in HTML-tekst te raadplegen is, is het noodzakelijk dat de gebruiker een computer en/of internetverbinding heeft. Ook is er geen garantie dat de handleiding altijd bereikbaar is. De beleidsmakers vinden dit niet toelaatbaar.
PDF handleiding online en quick start in de doos?
De quick start guide maakt echter een tussenoplossing mogelijk. Alle noodzakelijke informatie om te waarschuwen tegen onbedoeld gebruik en om bedoeld gebruik te stimuleren, wordt in de quick start guide opgenomen. De rest van de informatie, zoals functionaliteit, komt online te staan. Dit betekent voor veel bedrijven dat ze geen dikke handleidingen meer aan hun product hoeven toe te voegen. Dit scheelt geld en is beter voor het milieu vanwege papier- en transportvermindering.
Het volgende voorbeeld legt deze manier van werken het beste uit. De Europese distributeur van het merk AKAI brengt jaarlijks zo’n vijftig verschillende producten in zeven landen in Europa. Een honderd pagina’s tellende handleiding weegt 125 gram. AKAI voegt ongeveer tweehonderdduizend handleidingen bij de producten. Dit betekent vijfentwintigduizend kilo aan papier. Een handleiding kost per stuk bijna drie euro om te drukken en dus een kleine zes ton per jaar.
AKAI maakt, nadat zij Manualise heeft gevraagd, gebruik van een online handleiding. Bij het product zelf wordt een quick start guide en veiligheidsblad geleverd. De belangrijkste stappen staan op een dubbelzijdig gedrukte A4 en het veiligheidsblad vermeldt de essentiële instructies en veiligheidsvoorschriften. De informatie op de quick start guide is direct op te nemen vanwege de visuele informatie. Daarbij is de tekst duidelijk leesbaar.
Het blijkt dat gebruikers die voorheen nooit handleidingen lazen, wel de QuickStart doornemen. En voor iedereen die meer wil weten is de handleiding op internet als PDF-handleiding beschikbaar.
Voor het maken van beide handleidingen maken we gebruik van zelf ontwikkelde software. Met deze software kunnen handleidingen direct als PDF worden gepubliceerd of online worden geplaatst. Omdat aan de software een database is gekoppeld, wordt hergebruik van eerder vertaalde teksten gestimuleerd, waardoor vertaalkosten zo laag mogelijk worden gehouden.
Voordelen PDF handleiding
Een elektronisch alternatief voor de papieren handleiding brengt diverse voordelen. Het onderstaande overzicht geeft een aantal van de te behalen voordelen bij een PDF of HTML handleiding online.
Inhoudsopgave
1. Verbetering concurrentievermogen
Door kostenbesparing verbetert het concurrentievermogen. Denk bij kosten niet alleen aan papier- en drukkosten, maar ook aan transportkosten. Indien slechts de quick start naar de talen van het exportland wordt vertaald, wordt ook aanzienlijk op vertaalkosten bespaard.
2. Minder belasting milieu
Minder papier betekent automatisch een lagere milieubelasting. Voor bedrijven met veel producten op de markt, zoals Apple, betekent het al snel dat er honderdduizenden tonnen minder CO2 in de lucht belanden.
3. Hogere Google ranking
Dit geldt niet voor PDF documenten, maar wel voor tekst in HTML. De HTML teksten op websites worden geïndexeerd door Google. De gebruiker vindt gemakkelijk de informatie die hij zoekt als hij het internet gaat raadplegen via Google, waardoor de Google ranking stijgt.
4. Handleiding past weer in verpakking
Een voorbeeld: een importeur van universele afstandsbedieningen benaderde ons omdat deze worstelde met handleidingen die in steeds meer talen moesten verschijnen, vanwege marktuitbreiding. Hierdoor werden de handleidingen steeds dikker, waardoor ze niet meer in de verpakking pasten.
5. Passend in tijdsbeeld
Door een handleiding als PDF online beschikbaar te stellen, laat een organisatie zien dat ze met de tijd meegaat en gebruikersgemak hoog in het vaandel heeft. Het internet is overal en dus gebruiken steeds meer mensen Google om informatie te vinden dan een boekwerk. Een tablet of smartphone zijn vaker in de buurt dan de oorspronkelijke papieren documentatie.
6. Koppeling met e-learning
Via e-learning systemen kan een gebruiker aangeven dat hij de productinformatie ook daadwerkelijk heeft begrepen. Uit het oogpunt van veiligheid en efficiëntie kan het dit een belangrijke overweging zijn.
7. Hanteerbaarheid
Een digitaal document kan een stuk hanteerbaarder zijn dan een papieren handleiding. Denk maar eens aan de documentatie van een vliegtuig. Fokker Services heeft test gedaan met het meenemen van iPads in vliegtuigen, met daarop de PDF handleiding, in plaats van volledige boekwerken.
8. Gebruiksstatistieken
Welke informatie wordt het meest geraadpleegd door de gebruikers? Het is mogelijk om statistieken te halen uit digitale informatie. Dit kan vervolgens worden gebruikt voor bijvoorbeeld productverbeteringen.
9. Eén voor allen
Hetzelfde PDF document kan door meerdere mensen tegelijkertijd worden geraadpleegd.
10. Informatie makkelijker vinden
Het vinden van informatie wordt veel eenvoudiger door gebruik van bijvoorbeeld ctrl+f.
