Content management
Een content management systeem (ook wel: CMS) automatiseert de creatie en de uiteindelijke publicatie van informatie. Een CMS helpt u informatie in functionele blokken te verdelen. Op die manier kunt u uw content een duidelijke indeling meegeven.
Heeft de informatie eenmaal de juiste indeling, dan bepaalt een template (sjabloon) vervolgens de afgesproken vormgeving. Het CMS kan op deze manier de informatie in elke gewenste outputvorm gieten, van printpublicaties tot online pagina’s. De content is in elke gewenste vorm herbruikbaar.
Single Sourcing
Single source publishing, ook wel kortweg single sourcing genoemd, is een contentmanagementmethode die steeds uitgaat van dezelfde inhoud. De bewerking van de content hoeft maar op één plek plaats te vinden. Hierna is die inhoud op meerdere plekken inzetbaar: op papier, online ‘in the cloud’, lokaal op laptops of desktops, op smartphones en tablets enzovoort. Een correctie in de broninhoud is maar één keer nodig. Contentmanagementsoftware doet de rest.
Een voorbeeld: een bedrijf heeft meerdere producten met elk eigen gebruikershandleidingen. Iedere gebruikershandleiding bevat een gemeenschappelijke installatieprocedure. In plaats van kopieën van deze procedure te beheren (voor iedere gids één), kunnen de gebruikershandleidingen dezelfde content delen.
Eliminatie van dubbele content vermindert de kosten en verhoogt de consistentie.
Topic-based authoring
‘Topic-based authoring’ staat voor het opdelen van content in blokken. Topic-based authoring houdt in dat de content zich concentreert rondom topics, specifieke onderwerpen. ‘Topic-based’ is zodoende modulair van opzet en staat tegenover de boekgeoriënteerde of verhalende content met een doorlopende, lineaire structuur. Voorbeeld: het ene informatieblok behandelt de veiligheid, een ander informatieblok het onderhoud. Dit maakt beide informatieblokken al snel uitwisselbaar binnen een soortgelijke reeks van handleidingen.
Topic-based authoring is een erg efficiënte schrijf- en leesmethode. De tools die deze aanpak ondersteunen slaan over het algemeen de content in het XML-formaat op. Dit betekent dat inhoud zich automatisch voegt naar een bestaande structuur. Een voorbeeld verduidelijkt dit.
Neem een lijst met specificaties voor een bepaalde serie stofzuigers. De omschrijvingen in deze specificatielijst zijn steeds dezelfde (stroomverbruik, zuigkracht, afmetingen enzovoort). Maar de specificaties zelf zijn vaak verschillend. Met behulp van tools die werken op basis van XML zijn de specificaties per stofzuiger automatisch in een lijst te importeren. De specificaties verschijnen dan meteen op de juiste plaats. Handmatige invoer is niet nodig.
MadCap Flare
MadCap Flare is een softwarepakket voor contentmanagement. Het pakket biedt een complete oplossing voor het creëren van handleidingen. MadCap Flare biedt geavanceerde functies, niet alleen om efficiënt ‘topic-based’ te kunnen schrijven, maar ook om het hergebruik van content te maximaliseren.
Of u nu gebruikershandleidingen, installatiehandleidingen, onderhoudshandleidingen of trainingshandboeken wilt opzetten, met MadCap Flare kunt u uw content in de door u gewenste vorm samenstellen, van elke denkbare printversie tot elke denkbare online versie.
Author-It
Ook Author-It is een contentmanagementsysteem voor het creëren, onderhouden en verspreiden van single-source content. Manualise gebruikt Author-It voor klanten die dit programma als standaardgereedschap gebruiken. Zo maken wij voor Schneider Electric trainingsmateriaal met behulp van Author-It.
