Online handleiding en wetgeving
“Het is verplicht om een papieren handleiding bij het product te voegen” is het antwoord dat je krijgt wanneer je op zoek gaat naar de wetgeving over het verstrekken van een online handleiding. Dit antwoord is niet direct in de CE-richtlijnen te vinden, maar volgt uit de ‘guides’ die op de richtlijnen van toepassing zijn. Deze ‘guides’ worden opgesteld door Europese beleidsmakers en kunnen worden beschouwd als een handleiding ter interpretatie van de richtlijnen. De primaire doelstelling van een (online) handleiding is het voorkomen van gevaarlijke situaties (onbedoeld gebruik) en het bevorderen van het bedoelde gebruik. Dit doel wordt simpelweg eerder gerealiseerd door het toevoegen van een papieren handleiding dan bij een online handleiding waarvoor de gebruiker extra handelingen moet verrichten. Bovendien is het bij een online handleiding als PDF of HTML-tekst noodzakelijk dat de gebruiker in het bezit is van een computer met internetverbinding. Daarnaast behoort een handleiding te allen tijde bereikbaar te zijn, hetgeen niet gegarandeerd kan worden wanneer men afhankelijk is van een internetverbinding. Vanwege deze redenen volstaat alleen een online handleiding zonder papieren versie niet in de ogen van de beleidsmakers.
Handleiding online en quick start in de doos?
Een tussenoplossing voor bovenstaand probleem wordt geboden door de ‘quick start guide’. Hierin vindt de gebruiker alle noodzakelijke informatie om het beoogde gebruik te stimuleren en om te waarschuwen voor onbedoeld gebruik. De rest van de informatie, zoals functionaliteit e.d., is in een online handleiding te vinden. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze geen dikke handleidingen meer aan hun product hoeven toe te voegen. Dat scheelt geld en het is ook nog eens beter voor het milieu met het oog op papier- en transportvermindering.
Hieronder een voorbeeld om deze manier van werken te verduidelijken. De Europese distributeur van het merk AKAI transporteert jaarlijks circa vijftig verschillende producten naar 7 landen in Europa. Een handleiding die honderd pagina’s telt, weegt 125 gram. In het geval van AKAI worden er ongeveer tweehonderdduizend handleidingen aan de producten toegevoegd. Dit resulteert dus in vijfentwintigduizend kilo aan papier. De drukkosten van een handleiding zijn ongeveer drie euro per stuk, waardoor het totaal dus op een kleine zes ton per jaar uitkomt.
Sinds AKAI samenwerkt met Manualise maken zij gebruik van een online handleiding. Bij het product zelf wordt een ‘quick start guide’ en veiligheidsblad geleverd. Op een dubbelzijdige A4 staan de belangrijkste stappen opgesomd en de essentiële instructies en veiligheidsvoorschriften staan vermeld in het veiligheidsblad. Middels de goede visuele weergave in de ‘quick start guide’ is informatie direct op te nemen en is de tekst duidelijk leesbaar.
Daarnaast blijkt uit onderzoek dat mensen die voorheen nooit handleidingen lazen wél gebruik maken van de ‘Quickstart’. Een online handleiding in PDF-vorm is beschikbaar voor mensen die meer willen weten. Voor de productie van beide handleidingen maakt Manualise gebruik van zelf ontwikkelde software. Met behulp van deze software kunnen handleidingen direct als PDF gepubliceerd of online geplaatst worden. Middels een koppeling met de database wordt hergebruik gestimuleerd waardoor vertaalkosten tot een minimum beperkt worden.
Voordelen online handleiding
Het elektronische alternatief voor de papieren handleiding brengt diverse voordelen met zich mee. De voordelen die te behalen zijn met een online handleiding staan in onderstaand overzicht opgesomd.
Voordelen online handleiding
1. Verbetering van het concurrentievermogen
Door de eerder genoemde kostenbesparing (en dus stijging van de winst) verbetert het concurrentievermogen aanzienlijk. Denk hierbij niet alleen aan een reductie op papier- en drukkosten, maar ook transportkosten. En indien de ‘quick start’ louter vertaald wordt naar de talen van het exportland, wordt ook nog eens aanzienlijk bespaard op vertaalkosten.
2. Minder belasting voor het milieu
Minder papier betekent vanzelfsprekend een lagere milieubelasting. Een dergelijke manier van werken resulteert voor bedrijven met veel producten op de markt, zoals bijvoorbeeld Apple, al snel in een reductie van honderdduizenden tonnen CO2 uitstoot.
3. Hogere Google ranking
De ‘quick start’ met de online handleiding resulteert tevens in een hogere positie in de zoekresultaten van Google. Dit geldt niet voor handleidingen online, maar wel voor de HTML uitvoering. De HTML teksten worden namelijk door Google geïndexeerd. Wanneer de gebruiker online op zoek gaat naar informatie over het product komt deze persoon gemakkelijk aan het gewenste resultaat via Google, waardoor de ranking van uw website stijgt.
4. Handleiding past weer in de verpakking
Een voorbeeld uit de praktijk: een importeur van universele afstandsbedieningen benaderde ons omdat hij bezig was met marktuitbreiding, maar worstelde met handleidingen die in steeds meer talen moest worden geproduceerd. Hierdoor werden de handleidingen steeds dikker en pasten ze niet meer in de gebruikelijke verpakking. Manualise heeft dit probleem opgelost middels bovenstaande werkwijze met een bijbehorende online handleiding.
5. Passend in het tijdsbeeld
Wanneer een organisatie een handleiding online beschikbaar stelt, laat zij zien met de tijd mee te gaan en veel waarde te hechten aan gebruikersgemak. Het internet is overal te vinden en zeer toegankelijk, waardoor steeds meer mensen bij het zoeken naar informatie de voorkeur geven aan Google boven een boekwerk. Een smartphone of tablet zijn immers toegankelijker en vaker in de buurt dan de oorspronkelijke papieren documentatie.
6. Koppeling met E-learning
Middels een E-learning systeem kan een gebruiker aangeven de productinformatie ook daadwerkelijk begrepen te hebben. Deze vorm van controle kan uit het oogpunt van veiligheid en efficiëntie een verstandige en belangrijke overweging zijn.
7. Hanteerbaarheid
Met het oog op de hanteerbaarheid verdient een digitaal document in de meeste gevallen ook de voorkeur boven een papieren document. Neem bijvoorbeeld de documentatie van een vliegtuig. In plaats van volledige boekwerken nam Fokker Services als test een aantal iPads mee in het vliegtuig met daarop een PDF handleiding. Het experiment pakte goed uit; de online documentatie is daar nu de standaard.
8. Gebruiksstatistieken
Welke informatie in de handleiding wordt door de gebruikers het meest geraadpleegd? Het antwoord op deze vraag kan bij een papieren versie moeilijk achterhaald worden. Met een handleiding online is het echter mogelijk om statistieken te halen uit digitale informatie. De bevindingen hieruit kunnen vervolgens worden gebruikt bij eventuele verbeteringen van het product.
9. Eén voor allen
In tegenstelling tot de papieren versie kan een online document door meerdere mensen tegelijkertijd worden geraadpleegd.
10. Informatie makkelijker vinden
Middels het gebruik van bijvoorbeeld de sneltoets ‘Ctrl+f’ wordt het vinden van informatie veel eenvoudiger.
