Inhoudsopgave
Definitie van gebruiksaanwijzing
Wat is een gebruiksaanwijzing nu precies? Van een gebruiksaanwijzing valt geen sluitende definitie te geven. Een woordenboek maakt inhoudelijk in ieder geval geen onderscheid tussen een gebruiksaanwijzing en een gebruikershandleiding.
Toch is in het dagelijks woordgebruik wel een bepaalde gewoonte ontstaan. “Gebruiksaanwijzing” is in de volksmond een instructieboek(je) voor consumentenproducten, zoals een televisietoestel of stofzuiger. Het woord “gebruikershandleiding” of kortweg “handleiding” is eerder in gebruik als het gaat om grotere voertuigen of industriële producten/installaties. Denk aan vrachtwagens, vliegtuigen of productiemachines. Daarnaast is het zo dat dergelijke ‘grotere’ producten vaak ook meerdere aparte handleidingen kennen: naast een gebruikershandleiding bijvoorbeeld een installatiehandleiding of een onderhoudshandleiding.
Toch is in het dagelijkse gebruik het onderscheid tussen beide, gebruiksaanwijzing en gebruikershandleiding, niet echt duidelijk. Sommige fabrikanten noemen hun instructieboek(je) dan ook “gebruikershandleiding”.
Verschillende typen gebruiksaanwijzingen
Welke typen gebruiksaanwijzing zijn er? Die vraag is bij gebruiksaanwijzingen makkelijker te beantwoorden dan bij handleidingen. Zoals gezegd: er zijn immers allerlei handleidingen, van gebruikershandleiding tot installatiehandleiding tot onderhoudshandleiding (tot storingshandleiding tot…). Er is echter maar één gebruiksaanwijzing. In die gebruiksaanwijzing kunnen verschillende hoofdstukken staan die onderwerpen behandelen die bij complexe, grotere producten een aparte handleiding krijgen.
Het verschil tussen gebruiksaanwijzingen moeten we dus in een andere richting zoeken dan hun reikwijdte: elke gebruiksaanwijzing bestrijkt hetzelfde, van installatie tot afdanking. Het verschil tussen de gebruiksaanwijzingen zit meer in de vorm. Een gebruiksaanwijzing zou bijvoorbeeld (bijna) alleen uit afbeeldingen kunnen bestaan, denk aan de bekende IKEA-gebruiksaanwijzing. Deze gebruiksaanwijzing is in feite niet meer dan een vel papier met een tiental tekeningen.
De meest voorkomende vorm van een gebruiksaanwijzing is echter die waarin tekst en afbeeldingen samenkomen. Niet elk product is zo eenvoudig als een IKEA-meubel. Als bij gebruik van een product bijvoorbeeld onveilige situaties kunnen ontstaan, is het vaak het beste in tekst aan te geven welke veiligheidsvoorschriften nodig zijn. Bijvoorbeeld: “Produceert uw apparaat vonken, stop dan onmiddellijk met gebruik en breng uw apparaat naar het dichtstbijzijnde servicepunt.”
Zo’n mededeling is moeilijk is tekeningen te vatten. Teken je een vonk als een bliksemschicht of een sterretje? Teken je een servicepunt als een gekruiste steeksleutel en schroevendraaier of als een fabriekshal met wellicht daarop het logo van de fabrikant? Kortom: als tekeningen misverstanden kunnen oproepen, is het beter tekst te gebruiken.
Gebruiksaanwijzingen kunnen ook de vorm krijgen van instructievideo’s. Instructievideo’s komen bij consumentenproducten niet zo vaak voor. Hoewel tablets en smartphones steeds populairder worden, beschikt niet iedereen over een dergelijk afspeelapparaat. Dit remt de toepassing van instructievideo’s. Dat komt ook omdat de Europese Unie voorschrijft dat gebruiksinstructies altijd direct bij het betreffende apparaat beschikbaar moeten zijn. Papier vereist geen afspeelapparaat. Zodoende hebben veel fabrikanten van consumentenproducten nog altijd een voorkeur voor papier.
Daar komt nog iets bij. Mensen bladeren graag om snel een totaaloverzicht van iets te krijgen. Een instructievideo vereist geduld: alles verloopt lineair en op welk punt van de video staat precies wat? In een gebruiksaanwijzing blader je snel naar het betreffende vel of de betreffende pagina, vooropgesteld dat de (hoofdstukken)indeling goed is opgezet. Een goede indeling is een vereiste om een gebruiksaanwijzing effectief te kunnen gebruiken.
Versterk een gebruiksaanwijzing door het gebruik van illustraties
Een plaatje zegt vaak zoveel meer dan tekst! Stel dat een inktcartidge op een bepaalde manier in een printer moet worden geplaatst. Dat kan met woorden: “Leg de cartridge horizontaal, schuif de cartridge naar achteren, kijk goed of de groene verankeringspunten van de cartridge en de printer met elkaar corresponderen”, enzovoort. Een tekening met een pijlbeweging en een accentuering van de verankeringspunten maakt in minder dan een seconde duidelijk wat anders minstens tien seconden leeswerk kost. Afbeeldingen leveren altijd minder interpretatieproblemen op dan tekst (“Hoe bedoelen ze die instructietekst nu precies?”). Dus is er ook minder kans op fouten.
Kortom: illustraties versterken een gebruiksaanwijzing. Het advies aan de samenstellers van gebruiksaanwijzingen is dan ook duidelijk: gebruik een plaatje wanneer dat kan! Goede technisch schrijvers zullen altijd contact zoeken met illustratoren. Ze weten dat deze samenwerking het uiteindelijke product, de gebruiksaanwijzing, ten goede komt.
Het gebruik van illustraties hoeft geen extra kosten met zich mee te brengen. De productietekeningen van de productontwerpers zijn, na wat aanpassingen, vaak prima te gebruiken als tekening in een gebruiksaanwijzing. Vaak bestaan die aanpassingen aan toevoeging van pijlen (“Draai met deze beweging het deksel los”), nadrukkelijke lijnen (om een onderdeel eruit te laten springen) en zachte vulkleuren (om een technische tekening een huishoudelijke en vriendelijke ‘setting’ mee te geven).
Waarom gebruikt een fabrikant nauwelijks foto’s in zijn gebruiksaanwijzing? Omdat foto’s veel minder mogelijkheden geven om accenten in een afbeelding te leggen. Foto’s van een stofzuiger in een woonkamer mogen vriendelijk overkomen, als het nodig is een stofzak of stoffilter te vervangen is een tekening toch (veel) duidelijker.
Veel voorkomende gebruiksaanwijzingen
Wat is nu de meest voorkomende gebruiksaanwijzing? Dat is een boekje op (ongeveer) A5-formaat met een logische hoofdstukkenindeling, voorzien van de nodige tekeningen.
Waarom is het A5-formaat zo populair? Voor de fabrikant is A5 verpakkingstechnisch een fijn formaat. Voor de lezer is een gebruiksaanwijzing op A5-formaat laagdrempelig: door zo’n klein instructieboekje lijkt de informatie niet overdadig.
Het is waar: tekeningen kunnen niet al te groot zijn op A5-formaat. Maar veel fabrikanten lossen dit op met uitklapbare tekeningen aan het begin en/of einde van het instructieboekje.
Tips om zelf een gebruiksaanwijzing te schrijven
Een fabrikant staat voor de keuze: gebruiksaanwijzingen zelf schrijven of een gespecialiseerd bedrijf vragen de gebruiksaanwijzing samen te stellen. Aan die keuze voor interne of externe samenstelling liggen natuurlijk allerlei motieven ten grondslag. Is er voldoende expertise in huis om een goede gebruiksaanwijzing te schrijven? Is er intern voldoende capaciteit beschikbaar?
In het algemeen geldt de stelregel: als er binnen het bedrijf bij het personeel te weinig belangstelling bestaat om een gebruiksaanwijzing te schrijven, laat een gebruiksaanwijzing dan over aan een externe partij. Zonder affiniteit vaart niemand wel. Een goede gebruiksaanwijzing vergt nu eenmaal aandacht. Een gebruiksaanwijzing mag nooit iets zijn van: o ja, en hoe dan we dat nog met een gebruiksaanwijzing? Gebruiksaanwijzingen mogen dus nooit een sluitpost zijn. Voor de klant is de gebruiksaanwijzing het immers het beginpunt.
Als er iemand binnen het bedrijf werkt die affiniteit heeft met zowel het product als schrijven, dan is sprake van een heel gelukkige combinatie. Zo’n iemand kan natuurlijk altijd een handreiking gebruiken, of beter: handreikingen. Een gebruiksaanwijzing schrijf je immers niet elke dag.
Welke zijn die handreikingen bij gebruiksaanwijzingen? In essentie zijn dat er drie.
- Zorg voor een duidelijke, logische indeling in hoofdstukken en paragrafen. Begin dus niet met een hoofdstuk over het onderhoud, maar over de installatie. Werk de hoofstukken en paragrafen uit met duidelijke titels: “Onderhouden wasmachine” kan een hoofdstuktitel zijn, “Schoonmaken trommel” een paragraaftitel.
- Geef alleen achtergrondinfomatie als het nodig is. Leg dus de nadruk op de instructies zelf. Dit betekent: niet uitleggen hoe geavanceerd een luchtpomp wel niet is, maar aangeven hoe de pomp aan te sluiten op de banden: “1. Schroef eerst de slang vast aan de rode cirkel van de pomp, 2. Houd de nippel aan het einde van de slang open met uw duim, 3. Sluit het uiteinde van de slang aan op het ventiel van de band” enzovoort.
- Gebruik zoveel mogelijk illustraties, zie hierboven “Versterk een gebruiksaanwijzing door het gebruik van illustraties”.
Wie geen tijd heeft om zich rekenschap te geven van bovengenoemde drie punten, kan het schrijven van een gebruiksaanwijzing beter overlaten aan een externe partij.
Documentatie laten schrijven door Manualise
Een externe partij die operereert langs de hierboven geschetste lijnen is Manualise. Dit bedrijf heeft expertise in huis om zowel effectieve teksten te schrijven als effectieve illustraties vorm te geven. Zoals hierboven gesteld voldoet soms een afbeelding eerder en soms juist een tekst. Dat is geheel afhankelijk van de omstandigheden. Manualise is een bedrijf met jonge mensen die allemaal een technische opleiding hebben gevolgd. Alle expertise bevindt zich zodoende onder een enkel dak. Dat geldt ook voor een instructievideo als een video uiteindelijk toch de beste gebruiksaanwijzing zou opleveren.
