Inhoudsopgave
Definitie van een technisch schrijver
Wat is een technisch schrijver nu precies? De abstracte omschrijving luidt: een technisch schrijver is een schrijver die teksten voor handleidingen schrijft en in bijbehorende illustraties denkt. Handleidingen zijn hierbij boekwerken/boekwerkjes om een bepaald product (waaronder software) effectief te kunnen installeren, te bedienen en te onderhouden.
Installatie, bediening en onderhoud kunnen daarbij in dezelfde handleiding terechtkomen of in afzonderlijke handleidingen. Dit hangt af van de complexiteit van een product. Een handleiding voor een printer behandelt zowel de installatie als de bediening en het onderhoud. Een handleiding voor een productiemachine kent voor elk van deze onderdelen een eigen handleiding. Technisch schrijvers houden zich bezig met zowel overkoepelende gebruikershandleidingen als de gerichte deelhandleidingen.
Dit gezegd zijnde, is het wellicht goed aan te geven wat technisch schrijvers in ieder geval niet zijn. Technisch schrijvers zijn geen bestekschrijvers en geen archivarissen of documentalisten van technische informatie. Deze functies liggen in de handen van anderen. Een technisch schrijver richt zich echt op beschrijving van de installatieprocedure, de gebruiksmogelijkheden en/of het onderhoud van het apparaat – niet meer, maar zeker ook niet minder. Hij doet dat niet alleen met tekst, maar zeker ook met beeld. Technisch schrijvers moeten visueel kunnen denken.
Bedrijven die vragen om een technisch schrijver
Welke bedrijven vragen om een technisch schrijver? Dat zijn alle bedrijven die duurzame producten op de markt brengen. Er zijn maar heel weinig duurzame producten die geen handleiding nodig hebben. Zelfs een voetbal kan instructies meekrijgen over de juiste spanning en wellicht enig onderhoud.
Nu zal een fabrikant van voetballen niet snel een technisch schrijver in dienst nemen. Een handleiding voor een voetbal is wellicht binnen een uur geschreven. Echter: een handleiding moet aan bepaalde wettelijke richtlijnen voldoen. Zo moet een handleiding wijzen op mogelijk gevaarlijke situaties. Dan is de inschakeling van een professioneel technisch schrijver gewenst: hij/zij kan die mogelijk gevaarlijke situaties goed inschatten.
Vandaar dat veel bedrijven technisch schrijvers inhuren. Ze doen dat bij gespecialiseerde bedrijven. In Nederland zijn daarvan een tiental actief . Deze bedrijven weten niet alleen hoe een goede handleiding eruit moet zien, maar dus ook wat de wettelijke eisen zijn die bij de betreffende handleiding horen.
Natuurlijk zijn er bedrijven die eigen technisch schrijvers in dienst hebben. Als de producten complex genoeg zijn, loont het om eigen technisch schrijvers aan te stellen. Een vliegtuigenfabrikant is niet voorstelbaar zonder een eigen handleidingenafdeling waar tientallen technisch schrijvers werken in vast dienstverband.
Waarde van een goede technisch schrijver
De waarde van een goede technisch schrijver kan voor elke fabrikant zeer groot zijn. Voor veel gebruikers van een product vormt de handleiding immers het eerste contactpunt om dat product in gebruik te nemen. Dat geldt met name voor consumentenproducten. Consumentenproducten vereisen immers geen vooropleiding, zoals met veel professionele producten wel het geval is – neem productiemachines en vliegtuigen.
Een goed voorbeeld van het belang van goede handleidingen leveren de zogenaamde mediaboxen die tegenwoordig zo populair zijn. Deze mediaboxen van telecomproviders vormen de schakel tussen de internetverbinding in huis en alle aangesloten apparaten zoals telefoon, televisie, radio en laptop en/of desktop en/of smartphone en/of tablet. Een mediabox is precies dat: een doos. Er zit waarschijnlijk alleen een aan/uit-knop op en een aantal ingangen voor bijvoorbeeld de televisie en het lichtnet.
De werkelijke waarde van een mediabox ligt in de handleiding. Daarin staat precies welke van de zojuist genoemde apparaten met een kabel op de box moeten worden aangesloten en welke prima draadloos werken. Daarnaast staat in de handleiding wat je met de afstandsbediening van de mediabox kunt doen: de televisiegids raadplegen, programma’s opnemen, overschakelen op radio enzovoort. De handleiding is hèt startpunt voor de relatie met de klant.
Vaardigheden die een technisch schrijver moet bezitten
Een technisch schrijver moet uiteraard zijn vak goed verstaan. Maar waaruit bestaan dan zijn/haar kennis en zijn/haar vaardigheden? Het is een goed idee die vraag te vertalen naar de motivatie die elke technisch schrijver zeer gericht moet kunnen opbrengen.
De wil om te begrijpen
Een technisch schrijver kan alleen een procedure goed uitwerken en opschrijven als hij die zelf helemaal begrijpt. Als hij de bediening van een visvriendelijk poldergemaal moet uitleggen, dan moet hij weten welke stroom van vissen en welke stroom van water tegelijk is toegestaan. Hij moet weten wanneer de doorvoer van vissen afgesloten moet zijn om ze niet te beschadigen, bijvoorbeeld door te hard stromend water. Pas als een technisch schrijver een dergelijk samenspel helemaal begrijpt, kan hij gerichte instructies op papier zetten. Heeft een technisch schrijver deze problematiek niet goed in zijn hoofd, dan geeft hij verkeerde informatie of ziet hij informatie over het hoofd.
De wil om door te vragen
De wil om door te vragen lijkt erg op de wil om te begrijpen. Maar de wil om door te vragen duidt ook op iets anders. Een technisch schrijver moet over voldoende sociale vaardigheden beschikken om van alle betrokken personen de gewenste informatie op tafel te krijgen. Dit is vaak niet zo makkelijk als het lijkt. Een technisch schrijver is geen materiedeskundige. Dat zijn de technici die een bepaald product hebben ontworpen. Materiedeskundigen kunnen vragen van een technisch schrijver uitleggen als vragen naar de bekende weg. Wat voor de deskundige volstrekt duidelijk is, is dat voor een technisch schrijver vaak niet. Ook al heeft de technisch schrijver net als de deskundige een technische opleiding.
Neem de vissenstroom naast de waterstroom in een poldergemaal. Hoe zit dat nu precies? Wanneer zijn beide gelijktijdig geoorloofd en wanneer niet? Als een technisch schrijver hierover vragen stelt, kan hij als een ‘lastpak’ overkomen. Elke technisch schrijver loopt hier tegenaan. Dus moet elke technisch schrijver sociaal voldoende vaardig zijn om zich te verzekeren van een prettige samenwerking met de materiedeskundige.
De wil om te schrappen
Een technisch schrijver moet ook kunnen schrappen. Een uitleg waarom een zuurstofmasker allerlei speciale voorzieningen heeft (zoals extra grote zuurstofcapsules), is niet relevant. Uitleggen hoe een zuurstofmasker op te zetten en zo nodig te activeren: dat is volstrekt relevant. Technisch schrijvers moeten zich dus beperken tot louter relevante informatie. Dit principe heet minimalisme. Een technisch schrijver moet voortdurend minimalistisch denken. Hij moet werken naar concrete resultaten en zich niet laten verleiden tot achtergrondinformatie die niet van belang is.
De wil om in plaatjes te denken
Moet een technisch schrijver in beeld kunnen denken? Het antwoord op deze vraag luidt absoluut bevestigend. Als een plaatje in een enkele oogopslag duidelijk maakt waar anders 20 woorden voor nodig zijn, dan is het goed die 20 woorden te laten voor wat ze zijn. Niet alleen kost het de gebruiker meer tijd lineair opgeschreven tekst te verwerken. Teksten kunnen ook ambigu ofwel dubbelzinnig zijn. Betekent “Veranker de put” nu dat de put gewoon op zijn plaats wordt gelegd of ook dat een veiligheidspal moet worden omgezet? Een plaatje met handelingen 1 en 2 geeft direct aan dat beide moeten gebeuren.
Tips om schrijfvaardigheden te verbeteren
Wie overweegt technisch schrijver te worden, kan alvast bij deze enkele tips opdoen om zijn/haar schrijfvaardigheden te verbeteren.
Benoem taken zoveel mogelijk afzonderlijk
Bestaat het installeren van een printer uit het uitpakken, daarna het aansluiten van de printer op het lichtnet en daarna het inzetten van de inkcartridges? Benoem deze taken dan apart en zet niet alles achter elkaar onder alleen maar de kop ‘Installeren’. Door taken apart te benoemen, weet een gebruiker precies waar hij in de handleiding zijn moet.
Gebruik de imperatief
‘Imperatief’ is een duur woord voor de gebiedende wijs. De gebiedende wijs is de volgende werkwoordsvorm: ‘Stop de stekker in het stopcontact’, ‘Plaats de cartidges één-voor-één in het cartridgevak aan de rechterkant van de printer’, enzovoort. Gebruik dus de kortst mogelijke werkwoordsvorm. Schrijf niet “U kunt nu de inktcartridges plaatsen”, maar inderdaad “Plaats de inktcartidges”. Dat is niet alleen korter, maar ook duidelijker. Immers, een zin als “U kunt nu de inktcartridges plaatsen” laat ruimte aan de lezer om te denken: o, dat kan nu, maar hoeft niet per se nu, het kan kennelijk ook straks. Een technisch schrijver moet zelfs de minste verwarring voorkomen. Lezers vinden de imperatief prettig: dan weten ze waaraan ze toe zijn. In het dagelijks taalgebruik klinkt de gebiedende wijs bot (“Doe de boodschappen voor me”). In een handleiding klinkt de imperatief precies goed.
Zorg voor een herkenbare stijl
Wie een handleiding opzet, moet de stijl bewaken. Een hoofdtaak met de omschrijving ‘Installeren’ krijgt een bepaald lettertype mee en ook een bepaalde lettergrootte. Een subtaak als ‘Uitpakken’, ‘Aansluiten op het lichtnet’ en ‘Inzetten van inktcartidges’ ook. Hier zou de hoofdtaak een hoofdstuktitel kunnen zijn en de subtaken paragrafen binnen dat hoofdstuk. Stijlbewaking zorgt ervoor dat een gebruiker zich snel thuis voelt in een handleiding. In elk hoofdstuk is de indeling en de stijl immers hetzelfde.
Technisch schrijver van Manualise om advies vragen
Wie meer wil weten over het vak van technisch schrijver, doet er goed aan contact op te nemen met Manualise. Dit bedrijf heeft veel ervaring met het opzetten van allerlei soorten handleidingen voor allerlei gerenommeerde bedrijven. Zodoende is het bedrijf niet alleen een vraagbaak voor beginnende en gevorderde technisch schrijvers, maar ook een startpunt voor elk bedrijf dat hulp denkt te kunnen gebruiken bij de opzet van welke handleiding ook.