Inhoudsopgave
Wat is technisch schrijven?
Technisch schrijven is meer dan het schrijven van handleidingen. Dat heeft vooral te maken met de opkomst van digitale informatie.
Papieren handleidingen zijn de oudst denkbare vormen van technisch schrijven. Ze komen nog steeds heel vaak voor, van de eenvoudigste gebruikershandleidingen voor een zaklantaarn tot ingewikkelde onderhoudshandleidingen voor vliegtuigmotoren.
Maar tegenwoordig neemt (online-)help de functie van handleidingen over. Dat is niet alleen het geval bij computerprgramma’s voor de PC of applicaties op een smartphone. Denk bijvoorbeeld aan printers die in een aanraakbeeldscherm(pje) de eigen werking uitleggen. De principes achter papieren handleidingen (in vaktermen: ‘print’) en digitale helpfuncties zijn opmerkelijk identiek: deel taken goed op met bruikbare titels, scheid instructies goed van elkaar in afzonderlijke stappen, schrijf instructies bondig in de gebiedende wijs.
Maar technisch schrijven houdt meer in. Een technisch schrijver moet bijvoorbeeld ook kunnen documenteren. Het zogenaamde ‘technisch constructie dossier’ (kortweg: TCD) bestaat onder andere uit een beschrijving van de samengestelde onderdelen van het product en een risicobeoordeling in verband met veilig gebruik. Dit TCD is alleen voor intern gebruik en met name bedoeld voor controlerende instanties. Een technisch schrijver moet weten hoe hij zo’n dossier moet samenstellen en hoe hij missende documenten moet opsporen die nog ontbreken in het dossier. Technisch schrijven houdt dus ook in: technisch documenteren.
Checklists behoren eveneens tot het domein van het vakgebied. Checklists kunnen op papier staan, maar het wordt tegenwoordig steeds vaker gewoonte om checklists digitaal te presenteren. Dat kunnen gebruikers die checklists immers digitaal afvinken. De computer kan dan controleren of alle onderdelen van de checklist zijn afgewerkt. Met name voor piloten zijn zulke digitale checklists een extra garantie voor een veilige vlucht.
Is technisch schrijven een vak? (Ja)
Technisch schrijven is een vak. Dat wil niet zeggen dat iemand zonder ervaring in het schrijven van instructief materiaal geen goede handleiding of checklist zou kunnen schrijven. Het wil wel zeggen dat een technisch schrijver op de hoogte moet zijn van wezenlijke schrijfregels. Natuurlijk moet een technisch schrijver ook vertrouwd zijn met de werking van het product in kwestie. Zonder begrip van de materie is het niet mogelijk begrijpelijk te schrijven.
Hoe doet iemand kennis op over deze specifieke vorm van schrijven? Iedereen kan zich per direct technisch schrijver noemen. Met andere woorden: er is geen wettelijke verplichting een bepaalde opleiding te volgen. In bijvoorbeeld de advocatuur en medische wereld mag dat dan wel verplicht zijn, in de wereld van het technisch schrijven is dat niet het geval. Ook internationale normen op het gebied van instructief materiaal, zoals de wereldwijd populaire 82079-norm, zeggen niets over een per se noodzakelijke opleiding. Ze vragen alleen kennis en kunde. Die kan een technisch schrijver verkrijgen via een opleiding of via ervaring, al dan niet aangevuld met losse trainingen.
Zijn er dan geen speciale opleidingen die leiden tot de kwalificatie ‘technisch schrijver’? Die zijn er wel degelijk, vooral in landen met een industriële basis zoals Duitsland en de Verenigde Staten. Deze opleidingen zijn van academisch niveau en leiden tot een bachelor- of mastergraad. De diversiteit in aanbod is groot. Sommige opleidingen leiden tot een graad in ‘science’ (Bsc, Msc), sommige tot een graad in de ‘arts’ (BA, MA). Dit geeft goed aan dat technisch schrijven een vak is dat zich beweegt tussen twee polen: enerzijds techniek & wetenschap (‘beta’) en anderzijds communicatie & schrijfkunst (‘alfa’). Die combinatie van twee werelden is ook af te leiden uit de namen van de opleidingen: sommige heten echt technische communicatie of wetenschappelijke communicatie, andere weer professionele communicatie.
Gaat technisch schrijven alleen over techniek?
Het antwoord op deze vraag luidt: nee, beslist niet. Er valt zelfs veel voor te zeggen dat een technisch schrijver in de eerste plaats een goed communicator moet zijn. Hij moet immers de juiste informatie naar boven weten te halen uit vaak een wirwar van informatie: krabbels van een ontwerper, datasheets van een bestekschrijver, testrapporten van de productieafdeling, CAD-tekeningen uit het bedrijfsnetwerk en wat dies meer zij.
Voor de betrokkenen is de werking van ‘hun’ product vaak heel vanzelfsprekend. Maar een technisch schrijver moet zich langs de zijlijn kunnen opstellen namens de onwetende gebruiker. In de grote hoeveelheid van informatie kan het dan best zijn dat hij bepaalde informatie mist (“Jullie willen dat een gebruiker de tank regelmatig schoonmaakt, maar hoe vaak dan en met wat voor schoonmaakmiddel of schoonmaakmiddelen?”).
De eisen die aan deze speciffieke vorm van schrijven gesteld worden, zijn dus behoorlijk. Een technisch schrijver moet niet alleen de schrijfregels kennen, maar ook het vakgebied beheersen, kunnen analyseren welke informatie nog niet beschikbaar is en deze informatie kunnen navragen. Dat laatste, het navragen van de informatie, veronderstelt dat een technisch schrijver sociaal vaardig moet zijn. Een technisch schrijver die louter ‘techneut’ is, kan niet goed technisch schrijven. Hij moet de materiedeskundigen, de mensen die de kennis in huis of in hun hoofd hebben, op een vriendelijke wijze kunnen benaderen. Hij moet zich binnen de wereld van de materiedeskundige kunnen begeven. Maar hij moet er ook buiten blijven staan zonder dat de materiedeskundigen hem als een vreemde zien. In de praktijk kan dat best een lastige taak zijn.
Gaat het wel over ‘schrijven’?
Deze vraag komt misschien gek over. Toch is deze vraag helemaal niet gek. Het kan immers heel goed zijn dat tekst niet de meest effectieve manier van overdracht is bij het opzetten van instructief materiaal. We kennen allemaal het gezegde “Een plaatje zegt meer dan 1.000 woorden”. We weten ook allemaal direct wat we met deze uitdrukking bedoelen. De mens en zijn voorouders bevolken en bekijken (!) al miljoenen jaren deze aarde. Pas de afgelopen 10.000 jaar zijn mensen vertrouwd met (de voorlopers van) het schrift.
Als het dus mogelijk is een handeling te verbeelden in een tekening, dan verdient dat de voorkeur boven het verwoorden van diezelfde handeling. Een technisch schrijver moet dus kunnen inzien wanneer technisch schrijven eigenlijk technisch tekenen moet betekenen. Dat hoeft op zich niets af te doen aan zijn rol. Integendeel, zijn rol is om te komen tot zo effectief mogelijke instructies. Als daar illustraties bij horen, kan hij de voldoening proeven van een tevreden klant of tevreden klanten van de klant. De laatsten zijn immers de echte gebruikers van de geschreven of getekende handleiding.
Vaak is een combinatie van beide, tekening en tekst, overigens onontkoombaar. Denk aan veiligheidsinstructies als “Alleen met 4 personen tillen!” Een plaatje met vier personen die een bed tillen is dan niet voldoende. Immers, zo’n plaatje kan van alles betekenen: ‘draag het bed met een groep mensen, niet alleen’ of ‘het bed moet bij voorkeur door mensen en zonder verdere hulpmiddelen naar de juiste plek gedragen worden’ of ‘zorg dat in ieder geval op elk hoekpunt mensenhanden het bed kunnen dragen’. Om misverstanden te voorkomen is tekst toch vaak nodig.
Manualise kan u helpen
Manualise kan u in elk opzicht helpen bij het technisch schrijven. Wij beheersen het totale terrein van het technisch schrijven, van handleiding tot (online-)helpfuncties tot een grafische opzet met illustraties. Onze technisch schrijvers zijn alfa-mensen in hun benadering en beta-mensen in de manier waarop ze de verkregen informatie uitwerken. Daarnaast zijn we internationaal georiënteerd en halen onze (talen-)kennis en kunde overal ter wereld. Daar, over de hele wereld, besteden we onze kennis en kunde ook.