Inhoudsopgave
Wat is een werkinstructie?
Een werkinstructie is een aanwijzing om iets te doen, gegoten in taal, in illustraties (afbeeldingen) of in een video. Uit een werkinstructie moet dus actiegerichtheid spreken. Dat klinkt simpel, zeker als we ons voor het gemak even tot taal beperken. Een werkinstructie is “Draai de kraan dicht als het waterpeil circa 2 cm van de bovenste rand is verwijderd.” Deze zin is duidelijk actiegericht.
Maar vaak zijn werkinstructies niet wat ze zouden moeten zijn: actiegericht. Dat komt omdat degene die een handleiding samenstelt vaak te veel in één keer kwijt wil. Hij/zij wil vertellen waarom het verversen van water in de watertonnen zo belangrijk is (hygiëne?), hoe vaak het moet gebeuren, uit welke onderdelen de watertonnen bestaan (om ze bijvoorbeeld goed te kunnen afsluiten), waarom het belangrijk is de watertonnen niet over de grond te rollen (dan gaan ze snel kapot) enzovoort.
Iemand die al deze informatie over het kopje ‘Vullen van de watertonnen’ kwijt wil, stopt (lees: propt) zoveel verschillende informatie in een enkele alinea dat de werkinstructies zelf ondersneeuwen. Als de werkinstructies niet meer herkenbaar zijn, zijn ze niet vindbaar. De handleiding wordt dan een zoekplaatje, ofwel: een puzzel.
Daarom is het goed aan te geven wat een werkinstructie niet is:
- achtergrondinformatie (bijvoorbeeld: waarom het vullen van de tonnen zo belangrijk is);
- structuurinformatie (bijvoorbeeld: uit welke onderdelen een ton bestaat);
- beleidsinformatie (bijvoorbeeld: hoe vaak moet het vullen gebeuren?).
Al deze vormen van informatie horen thuis in aparte alinea’s of zelfs hoofdstukken, met aparte kopjes erboven (‘Waarom watertonnen vullen?’, ‘Waaruit een waterton bestaat’, ‘Hoe vaak watertonnen vullen?’).
Kortom: om te bepalen wat een werkinstructie is, is het vooral belangrijk om te bepalen wat een werkinstructie niet is.
Hoe maak je een werkinstructie?
Het schrijven van een werkinstructie is in de kern niet moeilijk. Gebruik de imperatief, ofwel: de gebiedende wijs. De gebiedende wijs is kort en kernachtig en leidt tot zo min mogelijk verwarring. Dus: “Zet de printer aan” in plaats van “U kunt nu desgewenst de printer aanzetten” of “Gelieve de printer aan te zetten”. Nummer de werkinstructies altijd. Zet er daarna een duidelijke taakbeschrijving boven: “Het aanzetten van de printer”.
Of, om bij het voorbeeld van de watertonnen te blijven:
Het vullen van de watertonnen
- Zet een waterton onder een van de twee kranen.
- Draai de betreffende kraan open.
- Draai de kraan dicht als het waterpeil circa 2 cm van de bovenste rand is verwijderd.
- Haal de waterton onder de kraan vandaan door te schuiven, niet te rollen.
- Zet de gevulde waterton op een steek.
- Rijd de waterton naar het magazijn.
Stel een stappenplan op
Een stappenplan om werkinstructies te maken? Inderdaad, een stappenplan kan nodig zijn om werkinstructies makkelijk terug te vinden. Over wat voor stappenplan hebben we dan? Feitelijk is een stappenplan om werkinstructies te maken niet meer dan een plan om taken op te delen.
Het idee is daarbij als volgt. Een taak bestaat uit werkinstructies. Werkinstructies zijn genummerde aanwijzingen om iets te doen. Het idee is nu om nooit meer dan zeven, acht werkinstructies achter elkaar te nummeren.
Een taak met meer dan acht werkinstructies wordt onoverzichtelijk, ook al is elke werkinstructie genummerd. Als de taak ‘Het vullen van de watertonnen’ dus negen of tien werkinstructies zou bevatten, dan is het handig van deze taak twee taken te maken: ‘Het vullen van de watertonnen’ naast (bijvoorbeeld) ‘Het vervoeren van de watertonnen naar het magazijn’.
Het is goed dit stappenplan van tevoren klaar te hebben. Door eerst goed na te denken over de verdeling in taken en werkinstructies, ontstaat een overzichtelijke handleiding met duidelijke, herkenbare kopjes.
Volledigheidshalve zij het volgende vermeld. In sommige handleidingen worden de werkinstructies stappen genoemd. Een taak bestaat dan uit stappen (Stap 1: open de doos aan de bovenkant, Stap 2: haal het gele zakje uit de doos, Stap 3: Leg het gele zakje op een horizontaal vlak en laat het 15 minuten ontdooien, enzovoort). Je zou een taak dan een stappenplan kunnen noemen. Maar dat is niet wat we hier verstaan onder stappenplan: een stappenplan is hier een verdeling in meerdere taken met elk meerdere werkinstructies, niet van een enkele taak zelf.
Wettelijke eisen voor werkinstructies
Zijn er wettelijke eisen voor werkinstructies? Nee, de wetgever gaat er vanuit dat iemand een handleiding opstelt waarin de noodzakelijke instructies voorkomen, maar niet hoe deze precies zijn opgesteld. Zo gaat het er bij de Machinerichtlijn om dat er bepaalde werkinstructies in voorkomen, niet hoe die instructies er precies uitzien.
Om echter een indruk te krijgen hoe goede werkinstructies op te stellen, is het goed de Nederlandse norm NEN 5509 te raadplegen of de internationale norm IEC 82079-1. Deze normen zijn voldoende concreet om iets te weten te komen over de formulering van werkinstructies.
Wie de eerste drie bovenstaande paragrafen heeft gelezen, heeft echter al een voldoende een indruk.
Werkinstructies laten maken door Manualise
Wie werkinstructies wil laten maken die elke toets der kritiek kunnen doorstaan, is aan het goede adres bij Manualise. Manualise kan niet alleen bogen op kennis van zaken over wettelijke regelingen, maar ook op een brede ervaring. De klantenkring van Manualise kent gerenommeerde namen zoals Skil, AKAI en vele andere. De klantenbasis is bovendien gevarieerd en gaat van gebruikershandleidingen tot installatiehandleidingen en het maken van infographics en technische illustraties. Van beginnende gebruikers tot gevorderde gebruikers. Kortom: elke vorm van werkinstructie (of werkingsinstructie, zoals instructies in montagehandleidingen vaak bekend staan) rekent Manualise tot zijn kennis en kunde.