Inhoudsopgave
Wat is de NEN EN IEC 82079-norm?
De NEN EN IEC 82079-norm is een internationale standaard die voorschrijft aan welke eisen een handleiding moet voldoen. Hoewel de norm spreekt over een “user manual” (gebruikershandleiding) is de grote kracht van de norm juist dat hij geldt voor allerlei instructiemateriaal, van installatiehandleiding tot montagehandleiding tot online-instructies. Zolang de informatie instructief van aard is, is de ‘82079 norm’ daarop van toepassing. De norm is bovendien van toepassing op elk product, van de eenvoudigste waterkoker tot de ingewikkeldste waterzuiveringsinstallatie.
Een andere kracht van de standaard is de brede, wereldwijde erkenning. De officiële benaming NEN EN IEC 82079-1-norm geeft het al aan: het Nederlands Normalisatie Instituut staat erachter (zie NEN), evenals het Cenelec (European Committee for Electrotechnical Standardization; zie EN) en het IEC (zie inderdaad de afkorting IEC, de International Electrotechnical Commission, vallend onder de paraplu van de ISO). Wereldwijd zijn 34 van de 195 landen landen geen lid van de ISO. Veel van die landen steunen om praktische redenen toch de 82079-norm. Het is dus niet overdreven te stellen dan de 82079-norm de wereldwijde standaard is voor handleidingen.
Om welke eisen gaat het dan in deze norm? De 82079-norm gaat niet in op de vraag welke onderdelen per se in een handleiding thuishoren. Dat kan per product verschillen: het ene product vereist een regelmatige schoonmaakbeurt, het andere niet. Wel staat vast dat een handleiding altijd melding moet maken van een veilig gebruik van een product. Dat betekent dat de 82079-norm passende veiligheidsinstructies verplicht stelt. Maar afgezien van deze veiligheidsinstructies stelt de norm geen harde voorwaarden aan de noodzakelijke inhoud van een handleiding. Wat is dan het belang van deze standaard?
Waaruit bestaat norm 82079?
De 82079-norm gaat vooral in op het ‘hoe’: hoe stel je een goede instructie op? Hoe zorg je dat die instructie op een scherm goed leesbaar blijft? Hoe controleer je op eventuele fouten?
Dergelijke vragen bantwoordt de norm vrij algemeen. De vraag “Hoe stel je een goede instructie op?” beantwoordt de norm bijvoorbeeld met de eis om per instructie slechts een enkele opdracht te noemen. Noem in een instructie dus nooit twee of drie opdrachten. Schrijf dus niet: “Vul het waterreservoir, start de machine en laat het toerental oplopen tot 100 rpm.” Behalve dat zo’n 3-in-1-instructie aanzet tot haast en onzorgvuldigheid, bestaat de kans dat een gebruiker een van de drie opdrachten vergeet, met name de laatste.
Het feit dat de 82079-norm op elk product van toepassing is, betekent dat de standaard hele algemene bewoordingen gebruikt. De vraag hoe je een handleiding controleert op fouten, beantwoordt de norm met een nakijksessie door een tweede expert. Maar hoe precies inhoudelijke toetsing plaatsvindt, vertelt de norm niet. Veel technisch schrijvers vinden de norm zodoende nogal vaag. De redelijk vage bewoordingen zijn een onvermijdelijk gevolg van de wens de standaard zo breed mogelijk in te zetten. In dat opzicht krijgt de 82079-norm dezelfde kritiek als zijn voorganger, de IEC 62079-norm.
Tegelijk is de 82079-norm een bruikbare standaard, omdat de norm een goed beeld geeft van alle minimumeisen. Het feit dat de norm voorschrijft dat een technisch schrijver een goed beeld moet hebben van de doelgroep, heeft zijn waarde. Deze eis betekent dat de schrijver zich nog eens een extra achter de oren krabt voordat hij jargon gebruikt waarvan hij niet zeker weet of de doelgroep het begrijpt. Ook krijgt deze technisch schrijver te horen aan welke eisen hijzelf moet voldoen. Hij moet bijvoorbeeld communicatief sterk zijn om in persoonlijke gesprekken de gewenste informatie boven water te kunnen halen.
Wat is het verschil tussen de 82079-norm en de nationale normen?
Waarom bestaan er eigenlijk nationale normen voor het opstellen van handleidingen, zoals de Nederlandse NEN 5509-norm? De NEN EN IEC 82079-norm zou toch voldoende moeten zijn, zeker als in Nederland de NEN zich schaart achter ‘82079’ (zie de eerste drie letters in de officiële benaming!)?
Het antwoord op deze vraag luidt dat nationale normen de 82079-norm heel goed volgen, maar vaak wat beperkter van strekking zijn. De NEN 5509 telt bijvoorbeeld 47 pagina’s, de NEN EN IEC 82079 121. Vanuit internationaal perspectief kunnen extra eisen gelden, bijvoorbeeld aan vertalers. Over vertaling gesproken: de nationale normen zijn altijd in de moedertaal. Dat zien velen als een voordeel zien als ze zich toch beperken tot de thuismarkt. De 82079-norm is verkrijgbaar in het Engels, Duits en Frans.
Wie zeker weet dat hij zijn product alleen verkoopt binnen de eigen landsgrenzen, kan uitgaan van de nationale norm. Deze zal altijd stroken met de 82079-norm. Maar een fabrikant die de landsgrenzen overgaat, doet er goed aan te vertrouwen op de (uitgebreidere) 82079-norm.
Is overeenstemming met de 82079-norm lastig?
Deze vraag laat zich niet zo 1-2-3- beantwoorden. Als een fabrikant of importeur al de algemene principes hanteert die horen bij het opzetten van een handleiding, hoeft hij weinig te vrezen. Het gaat dan inderdaad om principes als: stel je in op je doelgroep, gebruik een instructie voor niet meer dan één opdracht en houd een voldoende grote lettergrootte aan.
Als een bedrijf het idee heeft te weinig op de hoogte te zijn van deze principes, kan het externe expertise in huis halen, bijvoorbeeld via een training. Zo biedt een training in de zogenaamde Information Mapping-methode een uitstekende handreiking om aan de 82079-norm te voldoen. De IM-methode gaat in op de eisen die de standaard stelt en geeft deze concreet inhoud.
Een voorbeeld verduidelijkt dit. In de 82079-norm staat het volgende (in het Engels): “De instructies dienen geschreven te worden in simpele, directe zinnen, daarbij het principe ‘Een enkele uitdrukking = een enkele betekenis’ volgend.” De IM-methode maakt dit meteen heel concreet: schrijf instructies afzonderlijk op en zet ze in de gebiedende wijs, dus
- Vul het waterreservoir.
- Start de machine.
- Laat het toerental oplopen tot 100 rpm.
(Zoals eerder gemeld: schrijf dus niet “Vul het waterreservoir, start de machine en laat het toerental oplopen tot 100 rpm.”. Schrijf al helemaal niet: “S.v.p. het waterreservoir vullen en gelieve daarna de machine te starten en het toerental te laten oplopen tot 100 rpm.” Het laatste voorbeeld is niet alleen onoverzichtelijk, maar ook niet eenduidig – zijn de beschreven handelingen nu noodzakelijk of niet?).
Wie al eerder externe expertise heeft opgedaan, hoeft niet te vrezen dat de 82079-norm “nieuwe lijken uit de kast” haalt.
Manualise kan u helpen te voldoen aan relevante normen
Als u twijfelt of uw handleiding voldoet aan de eisen die de 82079-norm stelt, kunt u contact opnemen met Manualise. Manualise is een internationaal opererend bedrijf dat vanuit Delft klanten bedient over de hele wereld. Wij zijn dan ook op de hoogte van alle internationale eisen die aan uw handleiding kunnen worden gesteld. De 82079-norm staat bij ons prominent in de boekenkast.