Content-Management
Mit einem Content-Management-System für Handbücher (CMS) lässt sich die Erfassung, Schaffung, Organisation und Veröffentlichung von Informationen automatisieren. Ein CMS betrachtet Inhalte, Design und Struktur unabhängig voneinander. Sind die nötigen Informationen erfasst, kann über eine Vorlage (Template) das gewünschte Design bestimmt werden. Durch die formatunabhängige Behandlung der Inhalte können sie für die Ausgabe in jedem gewünschten Format wiederverwendet werden. Diese Vorgangsweise schafft Überblick über vorhandene Informationen und reduziert die Aufwände im Handling, was wesentliche Kosteneinsparungen bedeutet.
Vorteile von Content-Management
Dieselben Inhalte für unterschiedliche Ausgabeformate (Print und online)
Maximaler Wiederverwendungswert
Mehrsprachige Integration
Reduzierte Übersetzungskosten
Effizientere Arbeitsweise
Trennung von Form und Inhalt
Topic-based Authoring
Organisierte Versionsverwaltung
Single Sourcing
Single Sourcing (Single Source Publishing) ist ein Content-Management-Verfahren, mithilfe dessen dieselben Inhalte für mehrere Medienformen verwendet werden können. Das arbeits- und dadurch kostenintensive Handling von Inhalten reduziert sich – inhaltliche Bearbeitungen, Aktualisierungen und Korrekturen müssen nur noch einmal im Quelldokument durchgeführt werden, um dann automatisch an allen Ausgabeorten sichtbar zu sein.
Beispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Produkte mit jeweils eigenen Gebrauchsanleitungen, die alle dasselbe Verfahren zum Inhalt haben. Anstatt nun für jede einzelne Anleitung eine Kopie dieses Verfahrens zu verwalten, können sich die Anleitungen denselben Inhalt teilen, der dann jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung zugewiesen wird. Die Eliminierung mehrfach vorhandener Inhalte verringert die Kosten für Pflege und Handling und sorgt für Konsistenz. Änderungen oder Aktualisierungen des betreffenden Verfahrens brauchen lediglich an einer Stelle vorgenommen zu werden, um überall zu erscheinen.
Topic-based Authoring
Topic-based Authoring in der technischen Kommunikation ist eine Methode zur Erstellung von Inhalten in Modulform, die um Topics in unterschiedlichen Zusammenhängen strukturiert werden. Diese Topics können beliebig zusammengestellt und wiederverwendet werden. Topic-based im Zusammenhang mit Inhalten ist das Gegenstück zum buchorientierten oder narrativen Ansatz, bei dem die Inhalte eine lineare, zusammenhängende Struktur besitzen.
Die Methode des topic-based Authoring ist besonders geeignet für die technische Dokumentation. Tools, die diesen Ansatz unterstützen, speichern Inhalte üblicherweise im XML-Format – das ermöglicht ihre Wiederverwendung und die dynamische Zusammensetzung personalisierter Informationen.
Unter Topic versteht man einen Teil des Inhalts zu einem bestimmten Thema – es hat ein erkennbares Ziel und kann eigenständig sein, braucht also keine bestimmte Kontextumgebung, um dem Endnutzer in sinnvoller Weise bereitgestellt werden zu können. Zusätzlich sind Topics wiederverwendbar – sie sind, sofern gut konstruiert, in jedem erforderlichen Zusammenhang anwendbar, da sie inhaltlich nicht von anderen Inhalten abhängig sind und keiner Erklärung durch eine bestimmte Umgebung bedürfen.
MadCap Flare
Als Authoring-, Publishing- und Content-Management-Software bietet MadCap Flare eine Komplettlösung für technische Kommunikation und Content-Entwicklung. Eine umfangreiche Palette an Funktionen ist geeignet, die Effizienz bei der Erstellung und Wiederverwendung von Inhalten zu maximieren.
Ganz gleich, mit was für Inhalten Sie arbeiten – technische Dokumentation für Onlinehilfen, Software-Dokumentation, Strategie- und Verfahrensanleitungen, Wissensdatenbanken oder Anleitungen: Mit MacCap Flare können Sie Inhalte für unterschiedlichste Formate erstellen, verwalten und veröffentlichen – für Print, online und mobil.
Author-it
Ein anderes Content-Management-System für die Erstellung, Pflege und Verbreitung von Single-Source-Content ist Author-it. Manualise nutzt dieses System für Kunden, die intern standardmäßig mit Author-it arbeiten, z. B. Schneider Electric. Für Schneider Electric erstellt Manualise unter Verwendung der Remote-Desktop- und Cloud-Anwendungen von Author-it Dokumentationen und Schulungsmaterial.
